日本で外国人の方が生活・就労するためには、活動内容や身分関係に応じた「在留資格」が必要です。

また、外国人の方を海外から日本へ呼び寄せる場合や、日本国内で就職・結婚などをした場合には、状況に応じて在留資格に関する申請を行う必要があります。

しかし、在留資格申請について、

• 何の書類が必要なのかわからない
• 自分の場合、どの申請をすればよいのかわからない
• 必要書類が多く、準備が大変そう
• 書類に不備があった場合が心配
• 外国人を採用したいが、会社として何を準備すればよいかわからない

と悩まれる方も少なくありません。

この記事では、在留資格申請で一般的に必要となる書類を、申請の種類や状況別にわかりやすく解説します。

これから在留資格の申請を予定している外国人の方やご家族、外国人の採用を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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在留資格申請とは？

在留資格申請とは、外国人の方が日本に入国したり、日本で引き続き生活・就労したりするために行う手続きです。

代表的な手続きには、次のようなものがあります。

1．在留資格認定証明書交付申請

海外にいる外国人の方を日本へ呼び寄せる場合に行う申請です。

例えば、

• 海外から外国人を採用する
• 海外にいる配偶者を日本へ呼び寄せる
• 海外にいる家族を日本へ呼び寄せる

といった場合に利用されます。

2．在留資格変更許可申請

現在、日本に住んでいる外国人の方が、活動内容や身分関係の変更に伴い、在留資格を変更する場合の申請です。

例えば、

• 留学生が日本の会社に就職する
• 就労内容の変更に伴い、必要な手続きを行う
• 日本人と結婚し、身分関係に基づく在留資格への変更を検討する

といったケースがあります。

3．在留期間更新許可申請

現在持っている在留資格の活動を継続し、日本での滞在期間を延長したい場合に行う申請です。

例えば、

• 引き続き同じ会社で働く
• 配偶者として日本で生活を続ける
• 留学生として引き続き学校に通う

といった場合です。

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在留資格申請で一般的に必要となる書類一覧

在留資格申請に必要な書類は、申請する在留資格や申請者の状況によって異なります。

ただし、多くの申請で基本となる書類があります。

① 申請書

まず必要になるのが、申請する手続きや在留資格に応じた申請書です。

主な申請書には、

• 在留資格認定証明書交付申請書
• 在留資格変更許可申請書
• 在留期間更新許可申請書

などがあります。

申請内容に合った正しい申請書を使用することが重要です。

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② パスポート

日本国内で在留資格の変更や更新を行う場合には、原則としてパスポートを提示します。

パスポートの有効期限が近づいている場合には、更新の必要性についても確認しておきましょう。

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③ 在留カード

すでに日本に在留している外国人の方の場合は、在留カードを確認します。

在留カードには、

• 氏名
• 国籍・地域
• 在留資格
• 在留期間
• 就労制限の有無

などの重要な情報が記載されています。

申請前に、記載内容や在留期限を確認することが大切です。

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④ 顔写真

申請内容によっては、規格に合った顔写真の提出が必要になります。

写真については、

• サイズ
• 撮影時期
• 正面を向いていること
• 背景
• 帽子などを着用していないこと

などの条件があります。

古い写真や規格に合わない写真を提出すると、撮り直しや再提出を求められる可能性があります。

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⑤ 理由書・説明書

申請内容によっては、理由書や事情説明書などの提出が必要になる場合があります。

理由書では、

• なぜ日本に入国・滞在する必要があるのか
• どのような活動を行う予定なのか
• 現在までの経緯
• 今後の予定

などを、申請内容に応じて具体的に説明します。

単に「日本で働きたい」「家族と暮らしたい」と記載するだけではなく、申請内容を客観的に理解できるよう、具体的な事情を整理することが重要です。

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就労系の在留資格で必要となる主な書類

外国人の方を日本企業が採用する場合には、仕事内容や本人の学歴・職歴などに応じて、適切な在留資格に関する手続きを検討する必要があります。

主な書類としては、次のようなものがあります。

• 申請書
• 顔写真
• パスポート
• 在留カード（日本在住の場合）
• 雇用契約書
• 労働条件を確認できる書類
• 会社の登記事項証明書
• 決算書類
• 会社案内
• 事業内容を説明する資料
• 職務内容を説明する書類
• 申請人の履歴書
• 卒業証明書
• 職歴を証明する資料

ただし、すべてのケースで同じ書類が必要になるわけではありません。

会社の規模や事業内容、申請する在留資格、外国人本人の学歴・職歴などによって、必要書類は異なります。

ポイント

就労系の在留資格では、「どの会社で」「どのような仕事をするのか」を具体的に説明できることが重要です。

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配偶者・家族関係の在留資格で必要となる主な書類

日本人や永住者と結婚した場合、または一定の条件のもとで家族を日本へ呼び寄せる場合には、家族関係を証明する書類が重要になります。

主な書類としては、

• 申請書
• 顔写真
• パスポート
• 在留カード
• 戸籍謄本などの身分関係を確認する書類
• 婚姻証明書
• 住民票
• 質問書
• 理由書
• 収入を証明する書類
• 納税証明書
• 預金残高などを確認できる資料
• 身元保証に関する書類

などが必要になる場合があります。

国際結婚の場合には、日本側だけでなく、外国側の婚姻関係を証明する書類が必要になることもあります。

また、外国語で作成された書類については、日本語訳の添付が必要となる場合があります。

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留学に関する在留資格で必要となる主な書類

日本の大学や専門学校、日本語教育機関などで学ぶ場合には、「留学」に関する在留資格の申請を行います。

主な必要書類としては、

• 申請書
• 入学許可書
• 学校に関する資料
• 学歴を証明する書類
• 経費支弁に関する資料
• 預金残高証明書
• 送金関係の資料
• 経費支弁者に関する資料

などがあります。

留学に関する申請では、誰がどのように学費や生活費を負担するのかについて確認が必要になる場合があります。

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在留期間更新で必要となる主な書類

現在の在留資格による活動を継続する場合には、在留期間更新許可申請を行います。

一般的には、

• 在留期間更新許可申請書
• パスポート
• 在留カード
• 収入に関する書類
• 納税に関する書類
• 勤務先または学校に関する書類
• 現在の活動内容を証明する書類

などが必要になります。

更新申請では、現在の在留資格に応じた活動を継続しているかどうかも重要な確認ポイントとなります。

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まとめ｜在留資格申請は「必要書類の確認と内容の整合性」が重要です

在留資格申請では、申請の種類によって必要書類が大きく異なります。

基本的な書類として、

• 申請書
• パスポート
• 在留カード
• 顔写真

などがありますが、実際には申請内容に応じて、

• 雇用関係の書類
• 学歴・職歴を証明する書類
• 会社に関する書類
• 婚姻・家族関係を証明する書類
• 収入・納税関係の書類
• 理由書・事情説明書

などを準備する必要があります。

特に重要なのは、単に必要書類をそろえるだけではありません。

提出する書類の内容に矛盾がないことや、申請内容を客観的に説明できることも重要です。

在留資格の種類や申請する方の状況によって必要書類は異なるため、早めに確認し、余裕を持って準備を進めましょう。

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よくある失敗・注意点

1．自分の状況に合わない申請をしてしまう

在留資格にはさまざまな種類があります。

例えば、就職する場合でも、仕事内容や本人の学歴・職歴によって、検討すべき在留資格や手続きが異なります。

「日本で働ける在留資格なら何でもよい」という考え方ではなく、実際に行う活動内容に合った在留資格を確認することが重要です。

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2．必要書類がそろっていない

書類が不足している場合、追加資料の提出を求められることがあります。

また、申請期限が近づいてから書類を集め始めると、

• 会社の証明書がすぐに用意できない
• 海外から書類を取り寄せる必要がある
• 日本語訳の準備に時間がかかる

といった問題が発生することもあります。

必要書類は、できるだけ早めに確認することが大切です。

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3．書類の内容に矛盾がある

在留資格申請では、複数の書類を提出することがあります。

例えば、

• 申請書
• 履歴書
• 雇用契約書
• 理由書
• 会社の資料

などの内容に矛盾があると、申請内容について確認を求められる可能性があります。

提出前には、日付・職歴・仕事内容・家族関係などに食い違いがないか確認しましょう。

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4．仕事内容の説明が不十分

就労系の在留資格では、「どのような仕事をするのか」が重要なポイントになります。

会社名だけではなく、

• 実際の仕事内容
• 担当する業務
• 必要となる知識や経験
• 学歴・職歴との関係

などを具体的に説明できるようにすることが大切です。

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5．在留期限を過ぎてしまう

在留期間更新は、期限を確認して早めに準備することが重要です。

「まだ期限まで時間がある」と考えているうちに、必要書類の準備に時間がかかることもあります。

在留カードの在留期限を定期的に確認し、余裕を持って準備を始めましょう。

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6．古い情報だけを参考にしてしまう

在留資格に関する必要書類や取扱いは、申請内容や制度の運用によって異なる場合があります。

インターネット上の古い情報だけを参考にすると、現在必要な書類と異なる可能性があります。

申請前には、最新の情報を確認することが重要です。

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【印刷・保存用】在留資格申請の必要書類チェックリスト

以下のチェックリストは、申請準備の際に印刷したり、スクリーンショットを撮ったりしてご活用ください。

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□ 基本書類

□ 自分の状況に合った申請手続きを確認した

□ 正しい申請書を使用している

□ 必要な顔写真を準備した

□ パスポートを確認した

□ 在留カードを確認した（日本在住の場合）

□ 在留期限を確認した

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□ 就労関係の申請

□ 雇用契約書を準備した

□ 勤務先の事業内容を説明できる

□ 実際の仕事内容を具体的に説明できる

□ 学歴を証明する書類を準備した

□ 職歴を証明する書類を確認した

□ 学歴・職歴と仕事内容の関係を確認した

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□ 結婚・家族関係の申請

□ 婚姻関係または家族関係を証明する書類を準備した

□ 日本側・外国側で必要な書類を確認した

□ 住民票などの必要書類を確認した

□ 収入や生活費に関する資料を準備した

□ 身元保証に関する書類を確認した

□ 外国語の書類について日本語訳が必要か確認した

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□ 在留期間更新

□ 在留期限を確認した

□ 現在の活動内容を確認した

□ 収入に関する書類を準備した

□ 納税に関する書類を確認した

□ 勤務先または学校に関する書類を準備した

□ 申請内容と提出書類に矛盾がないか確認した

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在留資格申請でお困りの方はご相談ください

在留資格申請は、外国人本人の状況だけでなく、勤務先の事業内容、仕事内容、家族関係などによって、必要書類や確認すべきポイントが異なります。

例えば、

• 必要書類が多く、何から準備すればよいかわからない
• 自分の場合、どの在留資格や手続きが必要なのかわからない
• 外国人を採用したいが、会社として何を準備すればよいかわからない
• 海外にいる家族を日本へ呼び寄せたい
• 在留資格の更新期限が近づいている

このような場合には、早めに相談することで、必要な手続きや書類を整理しやすくなります。

行政書士新川憲一事務所では、在留資格に関するご相談について、申請を希望される方の状況を確認しながら、必要な手続きや準備すべき書類の整理をお手伝いします。

在留資格申請、外国人の雇用、日本への呼び寄せなどでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

※現在、申請取次に関する研修等の準備を進めております。ご相談内容によっては、対応開始までお時間をいただく場合があります。

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